Parliamo di un problema estremamente sottovalutato, da tutti, privati ed aziende.

Con l’evoluzione della tecnologia le immagini digitali diventano ogni giorno più numerose e pesanti, come dimostrato anche solo dagli smartphone, che continuamente aggiungono valanghe di pixel alle foto, qualità sempre maggiore, ma dimensioni enormi.
Scattiamo tutti senza tregua, ma presto incontriamo un paio di difficoltà.
Il primo problema sono le memorie, dove mettere tutti questi giga di foto?
Il secondo problema è la gestione, come fare a ritrovarle quando servono?
Esistono soluzioni per entrambe le domande, ma hanno un costo notevole, richiedono infatti tempo, che è sempre un costo, e tecnologia, altro costo.

Memorie, di massa, spazi per archivi

Sono in costante evoluzione, siamo velocemente passati dai floppy disk da 400k agli hard disk di svariati terabyte, in attesa delle memorie solide o organiche.
La strategia attuale del nostro Studio, soggetta comunque a rapide evoluzioni, prevede alcuni punti fermi, derivanti dalla nostra esperienza sul campo fino ad oggi. Registriamo i dati di archivio, una cartella per Cliente/lavoro, su hard disk di capacità relativamente alta, che devono essere doppi, caricati manualmente, tenuti normalmente scollegati, e fisicamente in luoghi diversi.
Abbiamo avuto esperienze negative con sistemi automatici di backup e meccaniche sofisticate,
ed affrontato spese rilevanti per recupero dati da hard disk rotti.
Per scelta non utilizziamo, almeno per ora, archiviazione su Claud. Infatti i grandi spazi necessari hanno costi non indifferenti, in assenza di collegamento alla rete i dati diventano inaccessibili, e soprattutto non ci assumiamo la responsabilità di archiviare dati dei nostri Clienti in spazi gestiti da società commerciali e finanziarie che possono variare costi e condizioni unilateralmente, senza preavviso, e senza che comunque siano in grado di garantire l’inviolabilità da hackeraggi.
La tenuta di questi archivi comporta per lo Studio una serie di costi per i tempi necessari e l’aggiornamento costante dell’hardware, di conseguenza attualmente limitiamo questa archiviazione ad un anno dalla data di consegna del servizio, oppure consigliamo al Cliente di sottoscrivere un contratto in cui sono previsti rimborsi dei costi per la conservazione in tempi più lunghi. Altra possibilità che prevediamo è la consegna dell’archivio su supporto fisico, dietro rimborso del costo del device e del tempo impiegato dal personale per l’operazione.
Una considerazione a parte per la consegna dei servizi: non essendoci più diapositive, negativi e stampe da spedire, le immagini vengono trasmessse tramite Dropbox e/o Wetransfer o protocolli analoghi, e lo scarico delle immagini, di cui abbiamo segnalazione, fa fede per testimoniare la consegna a tutti gli effetti., compresi quelli legali.

Gestione degli archivi

Anche questo richiede l’utilizzo di molto tempo, che a sua volta ha un costo.
La nostra esperienza in merito ci ha portato a nominare tassativamente le cartelle al momento dello scarico, con nome del Cliente, data in formato americano (facilita gli ordinamenti) e, se possibile, un identificativo del servizio.
Di norma evitiamo di rinominare i singoli file (collegati ai raw e xmp, scatti originali e dati di esportazione, anche questi archiviati a parte) , tuttavia alcuni Clienti ci chiedono di cambiare i nomi secondo i loro codici, è una pratica fattibile, anche se allunga ulteriormente i tempi di prima postproduzione e di conseguenza i costi.
Senza questi banali ma fondamentali accorgimenti i rischi di irreperibilità delle immagini, o addirittura di perdita per sovrascrittura accidentale, sono altissimi.

La conservazione degli archivi digitali https://angelorosafotografo.it/ Super User